Projektorganisationen

Illustrationen nedenfor viser projektorganisationens opdeling på projektplan og skoleplan.

Klik på billedet for at forstørre.

Projektorganisationen samt opgavebeskrivelser

Partnerskolerne

1. Erhvervsskolerne Aars

2. SOSU Nord

3. EUC Nord

4. Aalborg Handelsskole

5. AMU Nordjylland

6. Tech College Aalborg

7. Frederikshavn Handelsskole

8. Tradium, Hobro

9. EUC Nordvest (Tovholder)

Styregruppen

Styregruppen består af projektlederne og repræsentanter fra de samarbejdende uddannelsesinstitutioner og eksterne samarbejdspartnere.

Styregruppens ansvarsopgaver er at:

  • bidrage med beslutninger og mandat til projektet

  • sikre projektets kurs i samspil med projektlederen

  • godkende budgetter og opfølgningsrapporteringer

  • levere bemanding og ressourcer til projektet

  • give projektgruppen accept af og sparring på løsninger

 

Mødeinterval: Kvartalsvis, her iberegnet et kick off-møde, et midtvejsmøde og et afslutningsmøde.

Projektleder

Projektlederen er bindeled mellem partnerne, styregruppen og de dokumentations- og aktivitetsansvarlige områdekoordinatorer, Region Nordjylland og Erhvervsstyrelsen.

Ansvarsområder og opgaver:

  • Overordnet facilitering af møder med styregruppen og de dokumentations- og aktivitetsansvarlige områdekoordinatorer

  • Sikring af projektaktiviteternes fremdrift og opfølgning af projektets effektmål og milepæle i samarbejde med projektansatte i tovholderfunktionen og de dokumentations- og aktivitetsansvarlige områdekoordinatorer

  • Udarbejde månedlige KPI-skemaer på baggrund af områdernes aktivitetsgennemførsel

  • Opdatering af projektets platform og hjemmesider wix.com

  • Varetage faglig ledelse af de dokumentations- og aktivitetsansvarlige områdekoordinatorer og de projektansatte i tovholderfunktionen

  • I samarbejde med tovholder controller at sikre korrekt økonomi- og budgetstyring

  • I samarbejde med de dokumentations- og aktivitetsansvarlige områdekoordinatorer og de projektansatte i tovholderfunktionen, at sikre projektevaluering og afrapportering af projektet

Projektgruppen

Projektgruppen består af projektlederen og koordinatorerne og repræsentanter fra de samarbejdende uddannelsesinstitutioner.

 

Overordnet ansvarsområde:

  • Formidling af projektgruppens arbejde til den organisation projektmedlemmet repræsenterer

  • Udvikling, planlægning og opfølgning af projektaktiviteterne

  • Analysering af problemstillinger

  • Formulere idéer til løsning af problem

  • Statusrapportering

  • Løbende justering af aktivitets- og tidsplan

  • Ledelsesinformation om igangværende projekters status

  • Eventuelt kommunikationsplan

Projektgruppens ansvarsopgaver er at sikre, at de organisationer, de repræsenterer, opnår indsigt i projektets opgaver, målopdelingerne og projektets fremdrift. Endvidere vidensdeling og sikring af, at projektet når sine mål.

Administrativ controller

Den administrative controller har det overordnede ansvar for projektets administrative og regnskabsmæssige opgaver.

Dertil er der afsat, efter en fordelingsnøgle (jf. fordelingsnøgle baseret på elevantal) administrativt personale til hver af partnerskolerne, der kan bistå i projektets arbejder. (Se sektionen om administrative medarbejdere)

Opgaver: (i samarbejde med projektleder)

  • Samarbejde med de administrative projektmedarbejdere og projektlederen

  • Sikring af korrekt rapportering af socialfondens materialer

  • Udarbejdelse af projektregnskab

  • Udarbejdelse af regnskabsmæssig rapportering, ledelsesinformationer, forecasts/prognoser

  • Likviditetsstyring

  • Ansvarlig for kontakt/dialog med revisorer og andre med relevans til økonomifunktionen

  • Kontinuerlig effektivisering af økonomifunktionen

  • Deltage i projektorganisationens møder

  • Endvidere udføre EUC Nordvests administrative forpligtelser som partner i projektet

Administrative medarbejdere

De administrative medarbejdere fungerer som støttefunktion til den administrative controller og koordinatorerne.

Opgaver:

  • Varetagelse af projektets forskellige administrative funktioner

  • Behandling af Socialfondsdokumenterne, herunder start- og slutskema

  • Deltagelse i projektmøder

  • Opdatering af hjemmesider

  • Ad hoc informationsopgaver

  • Behandling af projektregnskabet i egen organisation, herunder bogføring og lønninger i projektet

Den projektadministrative medarbejder sikrer i samarbejde med koordinator og projektmedarbejdere korrekt udfyldelse af socialfondsdokumenter og videresender de indtastede projektrelaterede dokumenter til projektets administrative controller.

Markedsføringsmedarbejder

Markedsføringsmedarbejderens primære funktion og opgave er at være med til at skabe en ”Ny fortælling – Ny profil” til Erhvervsskolerne i samarbejde med projektorganisationen og eksterne bureauer, der skal være med til at levere det ønskede markedsføringskoncept. Det skal ske i et tæt samarbejde med projektleder og projektgruppen. Derudover vil medarbejderen indgå i projektets tværgående markedsførings- og kommunikative arbejde for alle institutionerne i partnerskabet.

 

Arbejdsområder:

  • Deltage i projektorganisationens møder

  • Varetage og facilitere gennemførelsen og implementeringen af den overordnede markedsføringsplan for projektet

  • Promovere projektet via proaktiv markedsføring, kommunikation og pressearbejde

  • Opdatering af projektets platform og hjemmesider wix.com

  • Rådgive og bistå partnerskabet med at udvikle og implementere aktivitetsevents

  • Udvikle og producere fælles markedsføringsmaterialer og kommunikation til projektet hjemmeside, samt skolernes hjemmeside, intranet og sociale medier

  • Forestå administration og dokumentation af status på markedsføringsrelevant information til projektets afrapportering

  • Yderligere arbejdsområder kan tilføjes efter samråd med projektets styregruppe

Kvalitetsmedarbejder

Kvalitetsmedarbejderen har til ansvar at sikre det koordinerende arbejde med at fremskaffe viden, informationer fra de samarbejdende partnere og øvrige relevante samarbejdspartnere og organisationer.

Opgaver

  • Sikre at projektet har den rette kvalitet og fremdrift for at realisere aktiviteter, output og effekter

  • Evaluere projektaktiviteterne og det overordnede projektkoncept

  • Bistå ekstern evaluator med fremskaffelse af viden og informationer

  • Udarbejde aktivitets- og kvalitetsrapporter

  • Deltagelse i projektmøder

Dokumentations- og aktivitetsansvarlig koordinator

Koordinatorerne har det overordnede ansvar for at sikre aktivitetsgennemførelsen og dokumentationsforpligtelsen af skolernes deltagerfinansieringen (egenfinansiering).

Dokumentationsopgaver:

  • Sikre områdets dokumentation for deltagerfinansiering til overlevering til projektets controller, herunder:

    • Sikre at alle projektinvolverede får korrekt udfyldt samtykkeerklæring

    • Sikre at skolerne får korrekt udfyldt start- og slutskemaerne

    • Sikre at skolerne får timeregistreringerne overleveret rettidigt og korrekt udfyldt

    • Sikre øvrig dokumentation til projektadministrationen til indtastning og til videre behandling ved Erhvervsstyrelsen

       

Aktivitetsopgaver:

  • Facilitering af projektaktiviteterne i samarbejde med projektmedarbejderne og skolerne

  • Sikre gennemførelsen og implementeringen af projektets hovedaktiviteter i samarbejde med projektmedarbejdere og skolerne

  • Planlægge projektaktiviteternes fremdrift i samarbejde med projektlederen for løbende at følge op på projektets effektmål og milepæle

  • Udarbejde månedlige KPI-skemaer på baggrund af områdets aktivitetsgennemførsel

 

Projektrelaterede opgaver:

  • Deltage i projektorganisationens møder

  • Samarbejde med projektledelsen og øvrige projektdeltagere omkring mål og udvikling af projektet

  • Samarbejde med projektets kvalitetsmedarbejder omkring indsamling af informationer til evaluering af områdets aktivitetsgennemførsel

  • Forestå administration og dokumentation af koordinationsrelevant information til projektets afrapportering

Eksterne samarbejdspartnere

Eksterne samarbejdspartnere består af netværk- og erfa-samarbejde på tværs af organisationer og brancher, heriblandt kommunerne, grundskolerne, UU og arbejdsgivere.

Kommuner

Erhvervsskolerne laver i samarbejde med regionens kommuner/skoler et 2-dags introforløb, hvor 6.-7. klasses elever i selskab med deres lærer kommer på besøg på erhvervsuddannelserne og bliver klædt på i forhold til, hvilke muligheder en erhvervsuddannelse giver adgang til, således at læreren har bedre mulighed for at vejlede eleverne til at vælge en erhvervsuddannelse til deres videre karrierer og eleverne kan foretage et mere kvalificeret valg af uddannelse.

Koordinatoren og markedsføringsmedarbejderen deltager i samarbejdet og sørger for facilitering af møderne, herunder deling af resultater, og rammerne for de udviklede retningslinjer.

 

Mødeinterval: løbende efter behov.

Netværkssamarbejde

Der oprettes netværkssamarbejde med arbejdsgivere, hvor opgaverne overordnet vil være at udarbejde retningslinjer for, hvilke krav og forventninger en arbejdsgiver har til elevere. Indsatsen skal gøre eleverne arbejdsmarkedsparate.

 

Koordinatoren og markedsføringsmedarbejderen deltager i samarbejdet og sørger for facilitering af møderne, herunder deling af resultater, og rammerne for de udviklede retningslinjer.

 

Mødeinterval: løbende efter behov.

Erfa-samarbejde

Der oprettes erfa-grupper, hvori arbejdsmarkedets parter og interesseorganisationer i samarbejde med uddannelsesinstitutioner samles med det formål at udvikle sig fagligt gennem erfaringsudveksling og videndeling.

 

Koordinatoren og markedsføringsmedarbejderen deltager i samarbejdet og sørger for facilitering af møderne, herunder deling af resultater, og rammerne for de udviklede retningslinjer.

 

Mødeinterval: Halvårligt.

Projektmedarbejdere

Projektmedarbejderne består af medarbejdere fra partnerskabets organisationer, der er direkte involveret i projektets hovedaktiviteter og målgruppen.

De videndeler og deres ansvarsopgaver er at planlægge og realisere projektets hovedaktiviteter i praksis.

 

Mødeinterval: Efter behov.

Please reload