Den Erhvervsfaglige Vej til Succes
- et partnerskab mellem erhvervsskolerne i Region Nordjylland - og et projekt, der vil sikre erhvervsuddannelser i fremtiden.
Forretningsgangsbeskrivelse
Forretningsgangsbeskrivelsens formål er at kvalitetssikre og etablere de interne forretningsgange i projektet.
Samtidig er beskrivelsen til for at andre i fremtiden skal kunne gennemskue og forstå projektets opbygning og økonomi.
Find information om:
Indberetning hver måned
Alle skoler skal hver måned senest d. 8. (og gerne før) videresende forrige måneds dokumenter vedr. medarbejdere og deltagere til kontrol og videre behandling hos projektets controller. Det er vigtigt, at dokumenterne er gennemgået og kvalitetssikret hos partneren, før de sendes videre til tilsagnsmodtager. Hvis noget er mangelfuldt, og det derved ikke godkendes hos revision/Erhvervsstyrelsen, så vil det i første omgang "ramme" egen skoles tilskud og derefter det samlede projekt.
Det er vigtigt, at deadline vedr. indberetningen overholdes!
Bemærk alt med cpr-numre skal sendes som sikker post.
Skabeloner til de dokumenter, der fremsendes hver måned, findes i nedenstående.
Medarbejdere
Medarbejdertyper
Der er fire forskellige medarbejdertyper - månedslønnet, timelønnet, kontraktansat eller deltidskontraktansat.
Er man kontraktansat (100%) på projektet, skal der ikke udfyldes timeregistreringer. Her skal der i ansættelseskontrakt/tillæg til ansættelseskontrakt fremgå opgavetyper og underskrifter inden perioden påbegyndes. Hvis dette ikke er sket, skal der timeregistreres detaljeret indtil gyldig, underskrevet kontrakt er gældende.
Er man deltidskontraktansat på projektet, skal der ikke udfyldes timeregistreringer. Ved deltidsansættelse skal den aftalte, faste procentsats på projektet fremgå af ansættelsesaftalen eller tillægget hertil. Ved deltidsansættelse anbefales det, at I anvender den skabelon, som er tilgængelig på www.regionalt.dk.
Selv om en medarbejder er kontraktansat på projektet, så er det vigtigt at have et overblik over, hvad tiden bruges til. Medarbejderne skal, hvis de bliver bedt om det, kunne sandsynliggøre den tid, de har brugt på projektet.
Når en ny medarbejder afholder timer i projektet, udfyldes skemaet med ”medarbejderoplysninger”, da medarbejderen skal oprettes i systemet før timerne kan medtages. Er medarbejderen kontraktansat eller deltidskontraktansat fremsendes kontrakten til controlleren.
Månedslønnede og timelønnede medarbejdere skal hver måned udfylde timeregistrering med de timer, som de har afholdt i projektet.
Timeregistrering månedslønnede og timelønnede medarbejdere
De projektrelevante timer skal registreres løbende, være udspecificerede, detaljerede og fordelt pr. dag. Det er vigtigt, at arbejdsopgaverne er beskrevet, så en udefrakommende ville kunne læse det. Kun medarbejderen må rette i egen timeregistrering, hvis der er fejl eller mangler. Der udarbejdes en timeregistrering pr. måned, pr. medarbejder. Husk at timeregistreringen skal underskrives og dateres (dato, måned og årstal) samt godkendes med datering og underskrift af den overordnede leder eller projektleder. Dette skal gøres så tæt på afslutningen af måneden som muligt.
Efter den nye persondataforordning er trådt i kraft pr. 25. maj 2018, skal der ikke længere indhentes samtykkeerklæringer på de medarbejdere som indgår i projektet. Medarbejderne skal derimod udfylde timeregistreringen med bagsiden, som oplyser om behandlingen af persondata.
Husk på timeregistreringen at udfylde punkt 1 – 11 og påføre måned og årstal.
Timeregistreringen sendes til projektkoordinator på egen skole senest d. 2. den efterfølgende måned. Projektkoordinatoren sikrer korrekt udfyldelse af skemaet, og godkender med sin underskrift de indberettede timer. Herefter leveres skemaerne til den administrative medarbejder på egen skole. Denne udfylder oplysningerne i de to regneark under medarbejderregister (registrering af medarbejderoplysninger og registrering af medarbejderløn).
Vejledning til timeregistreringen findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Timeregistreringsskemaet fås hos den administrative medarbejder på egen skole.
Medarbejderløn
Ved beregning af lønudgift benyttes faktisk løn til medarbejdere. Der indgår følgende udgifter, som fremgår af lønsedlen: A-indkomst før arbejdsmarkedsbidrag, 3 x ATP, samt pension. Lønnen beregnes ud fra det antal timer, der kan medtages ifølge timeopgørelsen x den beregnede timesats. Den beregnede løn må ikke overstige den faktiske løn for perioden. Kun projektrelevante løndele kan medtages i lønnen, og hvis der trækkes løndele ud, så husk at pensionen også skal reguleres. Ved månedslønnede udfyldes normtid pr. uge og ved timelønnede udfyldes normtid pr. 14 dag. Begge ud fra medarbejderens lønseddel.
Særlig feriegodtgørelse må gerne medtages i lønnen.
Ved afholdt ferie uden løn benyttes normtidsberegneren til at ændre i månedsnormen. Denne kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Registrering af medarbejderoplysninger (skema)
Den administrative medarbejder udfylder medarbejderoplysningerne for alle ansatte, hvis udgift skal medtages i projektet. E-mailadresse og telefonnummer må udfyldes med skolens administrative medarbejders oplysninger. Medarbejderoplysningerne samler de informationer, som skal medtages i projektet, bl.a. medarbejdertype. Oplysningerne bruges i PRV-systemet, som skal benyttes til behandling og rapportering i projektet. Hver måned fremsendes skemaet med nye medarbejdere på projektet til den administrative controller. Der kan ikke medtages udgifter på medarbejdere før deres oplysninger er fremsendt.
Nedenstående skema er tilpasset import af medarbejderoplysningerne til PRV-systemet. Det er meget vigtigt at skemaerne følges 100%, da importen ellers fejler.
Medarbejderoplysninger (medarbejderoplysning skabelon opd. Jun19)
Registrering af medarbejderoplysninger (vejledning)
Dette er en vejledning i, hvorledes medarbejderoplysningerne skal udfyldes. Her er også beskrevet hvilke oplysninger der skal være med.
Vejledning medarbejderoplysninger (medarbejderoplysning skabelon vejledning opd. Jun19)
Registrering medarbejderløn (skema)
Den administrative medarbejder udfylder medarbejderløn for alle ansatte, hvis udgift skal medtages i projektet. Medarbejderløn skemaet samler de lønudgifter, som skal medtages i projektet. Oplysningerne bruges i PRV-systemet, som skal benyttes til behandling og rapportering i projektet.
Nedenstående skema er tilpasset import af lønoplysningerne til PRV-systemet. Det er meget vigtigt at skemaerne følges 100%, da importen ellers fejler.
Skema medarbejderløn (medarbejder_løn_skabelon opd. Jun19)
Registrering af medarbejderløn (vejledning)
Dette er en vejledning i, hvordan medarbejderlønnen registreres.
Vejledning medarbejderløn (medarbejder_løn_vejledning opd. Sep19)
Fik du alt med?
Brug tjeklisten, og sikr dig, du fik alle detaljer med!
Tjekliste til udfyldelse af skemaer - medarbejdere og deltagere
Deltagere
Registrering af deltagere
Projektkoordinatorernes og undervisernes opgaver er følgende:
Projektkoordinatorerne/underviserne gennemgår og udfylder startskemaer og slutskemaer med deltagerne. Det er vigtigt, at alle krydser er sat, at der er dateret (dato, måned og årstal) og underskrevet på alt. Krydserne og dato + måned SKAL udfyldes af deltageren selv.
Deltagerskema/samtykke
Disse er erstattet af startskema med bagsiden, som oplyser om behandlingen af dataoplysninger. Anvendes det gamle startskema, skal deltagerne udfylde deltagerskema eller samtykke også.
Partnerskabsaftale
Hvis egenfinansiering for deltagere med en uddannelsesaftale skal medtages, så gælder følgende. Der skal udarbejdes en partnerskabserklæring for de virksomheder, som deltagerne har en aftale hos. Virksomheden indgår derefter som partner i projektet. Deltagerne skal oprettes anderledes end de andre deltagere – se vejledning i deltageroplysninger i nedenstående. Timerne kan først medtages fra den dato, hvor partnerskabserklæringen er dateret og underskrevet. Standardsatsen er her 250,-
Startskema
Alle deltagere skal udfylde et start- og slutskema, hvis medfinansiering skal kunne medtages. Startskemaet skal også udfyldes af deltagere under 18 år, som dokumentation på deres deltagelse i projektet. Deltagere under 15 år, må ikke selv underskrive. Deres startskema skal underskrives af deres værge. Deltagere fra 15 til 17 år må godt underskrive selv. Det er meget vigtigt, at de ved og forstår, hvad de underskriver. Dvs. at deres undervisning er støttet af EU-midler, samt de generelle informationer omkring persondataloven. Den person, der gennemgår dokumentet med deltagerne, skal informere deltagerne om, hvad det er, de underskriver og hvorfor de skal underskrive. Samtidig skal personen vurdere, om deltageren selv kan underskrive, eller det er en værge, der skal underskrive. Det er meget vigtigt, at dokumentet tjekkes inden det sendes til den administrative medarbejder. Dvs. navn, cpr-nummer, startdato mm skal udfyldes (punkt 1. til 4. skal udfyldes), og skemaet skal underskrives. Mangler der et kryds eller underskrift kan deltageren ikke medtages. Startskemaet er først gældende fra den dato, hvor deltageren har underskrevet. Krydserne og dato + måned SKAL udfyldes af deltageren selv.
Dokumentet sendes til den projektadministrative medarbejder på egen skole. Den projektadministrative medarbejder sikrer korrekt udfyldelse af skemaet. Hver måned videresendes dokumenterne til kontrol og videre behandling hos projektets controller. Startskemaerne scannes og sendes enkeltvis. Skemaerne kaldes noget sigende ex. fødselsdato og navn for deltageren. Bemærk alt skal sendes som sikker post.
Startskema med bagsiden med oplysninger om persondata fås hos den administrative medarbejder på egen skole.
Timeregistreringsskema for deltagere
Det er kun deltagere som er SU berettiget, der skal udfylde timeregistreringsskema. Specielt for SKP elever gælder det, at elever +15 år skal udfylde timeregistreringsskemaer. Dette gøres for at kunne medregne deres tid som egenfinansiering.
Bemærk at ved deltagere med en uddannelsesaftale og en partnerskabsaftale med virksomheden skal krydset på timeregistreringen sættes i punkt 10 i stedet for punkt 12. NB. Nærmere info vedr. deltagere med uddannelsesaftale og partnerskabsaftale følger.
For timeregistreringen for deltagere gælder følgende:
-
Det vælges, om projektkoordinatorerne/underviserne selv udfylder undervisningsaktiviteterne eller får deltagerne til at gøre det med hjælp af projektkoordinatorerne/underviserne. Aktiviteten må godt være udfyldt på forhånd af underviseren. Aktiviteterne skal være projektrelevante og skal kunne understøttes af en forløbsbeskrivelse.
-
Tiden skal opdeles i undervisning pr. fag, hjemmearbejde, workshops. Alle steder deltagerne har deltaget skal "underviseren" underskrive (dvs. både praktik og skole). Deltageren skal også selv underskrive.
-
Hver deltager skal selv udfylde timerne i timeregistreringsskemaet. Det er de faktiske undervisningstimer/-tid, der skal skrives på. Timerne må aldrig være forud udfyldt af projektleder/underviser o.lign.
-
Undervisningstiden må ikke være udfyldt på forhånd.
-
Ved sygdom og andet fravær tæller timerne for deltageren ikke med i projektet.
-
Kun forbrugt tid må medtages. Dvs. pauser skal fratrækkes den tid, der registreres.
-
Vær opmærksom på, om der arbejdes i hele timer (60 min. pr. time) eller lektioner (45 min. pr. lektion - 45 min. registreres i skemaet som 0,75). Der må tælles med i faktiske minutter. Minutterne skal beregnes således: x minutter/60 minutter. Der må aldrig rundes op!
-
Projektkoordinatorerne/underviserne aftaler hvem af dem, der opbevarer timeregistreringsskemaerne, da det er langt det sikreste. Deltagerne skal derfor enten efter endt modul eller hver dag skrive det antal timer på timeregistreringsskemaet, som der faktisk er undervist i på forløbet.
-
Ved udgangen af hver måned sørger Projektkoordinatorerne/underviserne for, at alle timeregistreringsskemaerne for den pågældende måned udfyldes og underskrives af deltagerne. Timeregistreringsskemaerne SKAL være underskrevet og dateret af deltagerne, ellers kan de ikke blive godkendt i den videre projektadministrative arbejdsgang.
-
De underskrevne timeregistreringsskemaerne videregives til de deltagere i skolepraktik, som er på opgaven. Protokol/navneliste over de deltagende hold afleveres samtidig.
-
Deltagerne i skolepraktikcentret har løbende dialog med skolens projektkoordinator om skemaerne, opbevaring og videresendelse af dem til skolens projektadministrative medarbejder.
-
Den projektadministrative medarbejder sikrer korrekt udfyldelse af skemaet, udfylder oplysningerne i deltageroplysninger/registrering af deltagerunderhold. Hver måned videresendes dokumenterne til kontrol og videre behandling hos projektets controller. Bemærk alt skal med cpr-numre sendes som sikker post.
Standardsatsen benyttes til deltagerfinansieringen og skal ikke dokumenteres i form af lønseddel. Hvert år kommer der en ny standardsats. Denne findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Husk på timeregistreringen at udfylde jeres skolenavn (under økonomisk partner) samt cvr-nr.
Timeregistrering til deltagere fås hos den administrative medarbejder på egen skole
Brug af elektroniske mødeprotokoller - timeudskrifter og tilstedeværelse
De skoler, som har fået godkendt af Erhvervsstyrelsen at benytte timeudskrifter skal ikke udfylde timeregistreringer på deltagere. Der skal i stedet fremsendes timeudskrifter med angivet tilstedeværelse. De deltagere på listen, hvis timer der ikke tælles med i projektet skal overstreges. Timeudskriften skal underskrives af en projektmedarbejder. Beregningen af de faktiske minutter foregår på samme måde som med de deltagere, der udfylder timeregistreringer.
Procedure for registrering af elevers timer fra UDDATA+ i projektregnskabet
Der medtages timer i projektregnskabet på baggrund af projektrelevante skemabrikker og en registrering af den enkelte elevs tilstedeværelse pr. dag i forhold til deres reelle deltagelse. Skemalægning er en forudsætning for, at der kan registreres timer på de deltagende elever, og de kan kun deltage i det omfang, at der findes skemabrikker. Der kan f.eks. være planlagt en dag med 6 timer, hvoraf en elev kun har deltaget de 4. Det vil således kun være de 4 timer, der medtages i projektregnskabet. Undervisningen, og dermed skemaet, er delt op i emner eller moduler, og det mere detaljerede indhold fremgår af skolernes forløbsbeskrivelser. Her kan f.eks. ligge en beskrivelse på et modul P1 og P2, og så er det disse moduler, der er angivet i forbindelse med skemabrikkerne.
Slutskema
Alle elever skal udfylde et slutskema, hvis medfinansiering skal kunne medtages. Slutskemaet skal også udfyldes af deltagere under 18 år, som dokumentation på deres deltagelse i projektet. Deltagere under 15 år, må ikke selv underskrive. Deres slutskema skal underskrives af deres værge. Deltagere fra 15 til 17 år må godt underskrive selv. Det er meget vigtigt, de ved og forstår, hvad de underskriver. Dvs. at deres undervisning er støttet af EU-midler, samt de generelle informationer omkring persondataloven. Den person, der gennemgår dokumentet med deltagerne, skal informere deltagerne om, hvad det er, de underskriver og hvorfor de skal underskrive. Samtidig skal personen vurdere, om deltageren selv kan underskrive, eller det er en værge, der skal underskrive. Det er meget vigtigt, at dokumentet tjekkes inden det sendes til den administrative medarbejder. Dvs. navn, cpr-nummer, slutdato mm skal udfyldes. Punkt 1. til 4. skal udfyldes, og skemaet skal underskrives. Mangler der et kryds eller en underskrift kan deltageren ikke medtages.
Nye slutskemaer kan indsendes, såfremt eleven går videre til flere projektaktiviteter.
Der kan ikke medtages timer efter slutdatoen. Underskrives slutskemaet før den angivne slutdato på slutskemaet, er det dateringen ved underskriften som er den gældende.
Dokumentet sendes til den projektadministrative medarbejder på egen skole. Den projektadministrative medarbejder sikrer korrekt udfyldelse af skemaet. Hver måned videresendes dokumenterne til kontrol og videre behandling hos projektets controller. Slutskemaerne scannes og sendes enkeltvis. Skemaerne kaldes noget sigende ex. fødselsdato og navn for deltageren. Bemærk alt skal sendes som sikker post.
Slutskema fås hos den administrative medarbejder på egen skole.
Registrering af deltagere (skema)
Den administrative medarbejder udfylder deltageroplysningerne for alle deltagere, hvis udgift skal medtages i projektet. Deltageroplysningerne samler de forskellige oplysninger på deltagerne. Oplysninger bruges i PRV-systemet, som skal benyttes til behandling og rapportering i projektet.
Skemaet er tilpasset import af deltageroplysningerne til PRV-systemet. Det er vigtigt, at vejledningen følges 100%, da importen af data ellers fejler i PRV-systemet.
Deltageroplysninger (deltageroplysninger skabelon opd. Jun19)
Registrering af deltagere (vejledning)
Dette er en vejledning i, hvorledes deltageroplysningerne skal registreres.
Vejledning deltageroplysninger (deltageroplysninger vejledning opd jun19)
Dette er en vejledning i, hvorledes deltageroplysningerne vedr. deltagere med uddannelsesaftale og partnerskabserklæring skal registreres:
Vejledning deltageroplysninger udd. aftale (deltageroplysninger partnerskabsaftale vejledning opd jan20)
Registrering af deltagerunderhold (skema)
Den administrative medarbejder udfylder skemaet for deltagerunderhold for de deltagere, hvis udgift skal medtages i projektet. Oplysninger bruges i PRV-systemet, som skal benyttes til behandling og rapportering i projektet.
Skemaet er tilpasset import af deltagerunderholdet til PRV-systemet. Det er vigtigt, at vejledningen følges 100%, da importen af data ellers fejler i PRV-systemet.
Skema deltagerunderhold (deltagerunderhold opd. Jan20)
Registrering af deltagerunderhold (vejledning)
Dette er en vejledning i, hvordan deltagerunderholdet registreres.
Vejledning deltagerunderhold (deltagerunderhold vejledning opd. Jan20)
Registrering af partnere (skema)
Hvis skolen har lavet en partnerskabserklæring med virksomheder således, at der kan medtages egenfinansiering for de deltagere som har en uddannelsesaftale, skal disse virksomheder oprettes i PRV ved hjælp af nedenstående skema.
Den administrative medarbejder udfylder skemaet for virksomheder som skal medtages i projektet. Oplysninger bruges i PRV-systemet, som skal benyttes til behandling og rapportering i projektet.
Skemaet er tilpasset import af deltagerunderholdet til PRV-systemet. Det er vigtigt, at vejledningen følges 100%, da importen af data ellers fejler i PRV-systemet.
Skema partneroplysninger (partner oplysninger opd. Jan20)
Registrering af partnere (vejledning)
Dette er en vejledning i, hvorledes partner oplysningerne skal registreres.
Vejledning Partneroplysninger (partner oplysninger vejledning opd. Jan20)
Fik du alt med?
Brug tjeklisten, og sikr dig, du fik alle detaljer med!
Tjekliste til udfyldelse af skemaer - medarbejdere og deltagere
Projektets fremdrift
KPI-skema
Forretningsgangen til sikring af projektfremdriften har til formål at give partnerskabets direktører et overblik over projektaktiviteternes fremdrift og den overordnede projektøkonomi.
Proceduren for forretningsgangen til sikring af projektfremdriften er følgende:
-
Partnerskolerne indberetter hver 3. måned i det fælles KPI værktøj, som er tilgængeligt i Microsoft Teams.
-
Alle 26 felter skal udfyldes og der skal i fanen ”status på indberetning” skives hvem der har indberettet og hvornår.
-
Det er vigtigt, at det er de korrekte data der indtastes i KPI.
-
Controlleren benytter dataene i Erhvervsstyrelsens PRV-system til sikring af projektets fremdrift.
-
Projektlederen benytter dataene til udfyldelse af projektets KPI til sikring af skolernes og projektets overordnede målopfyldelse.
Områdekoordinatorerne oplyser eventuelle skoler i deres områder om at indtaste i KPI værktøjet.
Afrapportering
To gange årligt indsender controller perioderegnskaber, og projektleder indsender afrapporteringer for projektet til Erhvervsstyrelsen.
De to årlige afrapporteringer og perioderegnskaber skal være opgjort senest den 28. februar og 31. august og indsendes 3 uger efter opgørelsesdagen.
Partnere skal senest den 8. marts og 7. september fremsende dokumenter til den administrative controller, såfremt udgifterne skal kunne medtages i perioderegnskabet. Er udgifterne ikke fremsendt der, vil de først kunne medtages i den næste regnskabsperiode.
Efter afrapportering fremsender controlleren filer til skolerne med et overblik over det afrapporterede.
Informationspligt og offentliggørelse
af EU medfinansiering
Informer om EU-medfinansiering så meget som muligt.
Alle projektmaterialer skal have EU-logo. Projektansatte skal medtage logoet i signatur.
EU-socialfondsplakat
- alle partnere er forpligtet til at hænge en plakat offentligt på skolen (mindst A3)
Informer om EU-medfinansiering så meget som muligt. Der et krav om mindst en plakat med oplysninger om projektet/EU støtten.
Arkiv og opbevaringsregler
Alle materialer vedr. dette projekt skal opbevares 5,5 år efter slutudbetalingen.
Erhvervsstyrelsen kan udbetale tilskud til og med ultimo 2023. Det vil sige, at materialer skal opbevares til ultimo 2029
Databeskyttelsesforordningen
De nye databeskyttelsesregler træder i kraft fra den 25. maj 2018. Kort skitseret handler forordningen om behandlingen af følsomme og personfølsomme oplysninger. Det er både IT-mæssigt, samt administrative procedure omkring håndtering og arkivering af oplysningerne.
Det er aftalt i projektet, at hver partner selv har ansvar for udmøntning af databeskyttelsesforordningen på egen skole (der er en del omkring bl.a. it-sikkerhed).
Der er ikke i Databeskyttelsesforordningen skrevet noget generelt i forhold til behandling og arkivering af f.eks. personnumre og andre særlige oplysninger. Datatilsynet anbefaler "sund fornuft" i det arbejde, vi har med projektet og med administrativt arbejde i øvrigt. Det vil sige, de forretningsgange, som der benyttes i øvrigt i organisationerne, også er gældende på projekter som dette.
Eksempler: Lås pc'er når den forlades, mapper med cpr-nr er ikke umiddelbart tilgængelige for borgere, samt hvad der elles besluttes i egen organisation.
Forløbsbeskrivelser skal dokumentere, at projektaktiviteter er supplerende skolernes drift
Ifølge beslutningsreferatet af områdekoordinatormødet den 14.12.2017 og styregruppemødet den 19.12.2017 skal partnerskolerne være opmærksom på, at: Alle partnerskolerne er økonomisk partner i projektet. Partnerskolerne har dermed ansvaret for egen dokumentation af aktivitetsudførelsen. Partnerskolerne skal være opmærksomme på at socialfondsaktiviteterne skal være supplerende i forhold til den aktivitet eller drift, partnerskolerne normalt gennemfører uden medfinansieringen.
Kilde: Regler for EU-medfinansiering 2014-2020.
Områdekoordinatorerne sender en forløbsbeskrivelse til projektlederen om, hvordan partnerskolerne vil sikrer udførelsen (og dokumentationen) af aktiviteterne.
Køb af ekstern konsulent bistand
Sund finansforvaltning
Det skal altid kunne dokumenteres, at køb af varer og ydelser er foretaget på markedsmæssige vilkår og sparsommeligt. For at begrænse de administrative byrder forlanger vi ikke, at I skal indsende dokumentation for indkøb under 30.000 kr.
Tilbudsregler mm. gælder ikke når beløbet betales af 18%, jf. budgettet 18%
Erklæring til brug ved køb af varer og ydelser (erklæring til udfyldelse)
Ved køb over 30.000 kr. skal denne erklæring udfyldes. Erklæringen fremsendes til projektets controller.
Hent erklæring (linkes til erklæring til brug ved køb af varer og ydelser 2018)
Procedure ved betaling af varer ved ekstern konsulent (vejledning)
Følgende procedure anvendes ved udgifter til ekstern konsulent bistand i projektet.
Hent procedure (økonomisk procedure vedr. betaling af eksterne konsulentydelser)
Udgifter
Udgifter afholdt før den 15. maj 2017 og efter projektets slutdato den 15. august 2020 kan ikke medtages i projektet – undtaget er revision.
Supplerende oplysninger vedr. procedurer i aktiviteter
Aktivitet 1.1. 2 dags intro forløb for grundskoleelever og lærer (spørgsmål og svar)
Erhvervsstyrelsens besvarelse er markeret med rødt:
- Sp. 1. Kan lærerne som deltagere i projektet indgå med deres timer til deltagerfinansieringen?
Nej, det kan de ikke, da de ikke er målgruppen for projektet, og programmets prioritet. Men projektet er jo også fuldt finansieret via elevernes deltagertimer, så hvis der blev lagt ekstra finansiering ind, ville jeres EU-medfinansiering tilsvarende blive reduceret. Men under alle omstændigheder, ville folkeskolelærernes timer ikke kunne anvendes som deltagerfinansiering.
- Sp. 2. Eleverne går i 6-7 klasse og er derfor ikke gamle nok til at udfylde samtykke, start- og slutskema. Kan vi i samarbejde med folkeskolerne registrere dem via folkeskolernes egen mødeprotokol. Eller er der en anden mulighed for, hvordan vi kan tælle dem med?
De skal ikke udfylde start og slutskemaer. I kan føre en deltagerliste og krydse dem af, som der er med. Aktiviteten de deltager i, kan dokumenteres ved deltagerlisterne suppleret med fx billeder, materiale der udarbejdes, skriftlig dialog med skolerne osv. Eleverne tælles jo ikke med i indikatorerne for selve projektet.
Aktivitet 2.2. Rekruttering af praktikpladser
Jf. beslutningsreferatet fra mødet den 28.11.2017, besluttede partnerskolerne at:
-
Virksomhedsbesøg og aktiverede praktikpladser registreres i PraktikPlus med kode ”Erhvervsfaglig succes 2017-2020”. Skolerne sikrer at dokumentation og målopfyldelse overholdes med midlerne tildelt skolen.
Kvalitetsmedarbejderen indsamler oplysninger fra skolerne i samarbejde med områdekoordinatorerne omkring antal praktikpladser oprettet på hver partnerskole i forbindelse med projektet (antal uddannelsesaftaler indgår ikke i effektmålene.)
Aktivitet 3.1 Ny Fortælling
Roller og procedure for arbejdet med aktiviteten (andet halvår 2018)
Aktivitet 3.1 Ny Fortælling
Roller og procedure for arbejdet med aktiviteten (første halvår 2018)